Domande e Risposte

Ora che mi sono registrato, cosa devo fare?

Ti suggeriamo di svolgere queste azioni:

• leggere il regolamento: ogni Comune ha delle particolarità (il tipo di esenzioni, il periodo di presentazione delle dichiarazioni...) di cui è bene prendere visione. Il regolamento non è un documento lungo, si legge in qualche minuto! Lo trovi nella sezione Documentazione della tua area personale
• controllare le scadenze. Puoi verificarle direttamente alla voce Scadenziario della tua area personale, dove troverai sia le scadenze legate al Comune che quelle stabilite da altri Enti (come la Corte dei Conti o l'Agenzia delle Entrate).
  Se lo desideri, dalla pagina dello Scadenziario puoi aggiungere al tuo calendario di Google queste date, con un semplice click
• presentare la dichiarazione, prendendo visione dei filmati orientativi che compaiono alla pagina Gestione dichiarazioni e alla pagina Gestione ospiti
• versare dopo aver presentato la dichiarazione, utilizzando il metodo di versamento scelto durante la compilazione della dichiarazione stessa
• comunicare le presenze alla Questura, tramite le funzioni presenti alla pagina Gestione ospiti
• importare i dati dal tuo gestionale, sempre alla pagina Gestione ospiti
• comunicare le presenze alla Regione, per la raccolta dei dati ISTAT: per questo accedi alla sezione Modello C/59 ISTAT - attenzione! ogni Regione o quasi si comporta in modo diverso per questo adempimento
• generare delle quietanze o, dove previsto, delle ricevute non fiscali: puoi partire dalla voce Gestione ospiti oppure da Quietanze, o ancora da Documenti contabili
• invitare un turista ad inserire i propri dati, ove questa funzione sia attivata, tramite il check in on line
• gestire le camere della tua attività, se questa funzione è prevista, tramite la pagina Gestione camere
• realizzare un minisito, se previsto, per rendere più visibile la tua attività nella pagina pubblica visualizzabile a partire proprio dalla sezione Minisito della tua area personale
• leggere la sezione Aggiornamenti, per vedere le ultime notizie inerenti l'imposta di soggiorno oppure la descrizione di nuove funzioni messe a disposizione da Proxima
   

È obbligatorio inviare le schedine degli alloggiati tramite il servizio Alloggiati Web?

Sì, dal gennaio 2013, l'uso del sistema telematico per comunicare i dati degli alloggiati è obbligatorio in base al Decreto Ministeriale del 07/01/2013.
 

Come posso iscrivermi al servizio Alloggiati Web?

Per iscriversi al servizio, devi consultare la pagina dedicata della Questura di Roma qui, dove troverai tutte le istruzioni e il modulo di iscrizione.

Come posso inviare la domanda di iscrizione?

Puoi inviare la domanda tramite posta elettronica certificata (PEC) all'indirizzo: alloggiatiweb.rm@pecps.poliziadistato.it. Questo è valido esclusivamente per le strutture nella provincia di Roma.

Ho ricevuto le credenziali di accesso. Come si installa il certificato digitale?

Le istruzioni per l'installazione del certificato digitale, per Internet Explorer e Mozilla Firefox, sono disponibili nella sezione "Supporto Tecnico" del portale Alloggiati Web.

Cosa succede se non riesco a inviare le schedine per problemi tecnici?

Se hai problemi con il collegamento a internet o guasti tecnici, hai 24 ore di tempo per contattare il Commissariato di zona e concordare le modalità di invio.

In attesa delle credenziali, come posso adempiere all’obbligo di invio dati?

Durante l'attesa delle credenziali, devi contattare il Commissariato di zona per concordare una modalità temporanea di invio dei dati.

Come inserisco i giorni di permanenza dell'ospite? E se cambia la durata del soggiorno?

Devi inserire i giorni dichiarati dall'ospite al momento dell'arrivo. Se il soggiorno si prolunga, devi reinserire i dati come un nuovo arrivo, mentre partenze anticipate non vanno comunicate.

Come inserisco i dati degli ospiti stranieri?

Per gli ospiti stranieri, nei campi "luogo di nascita" e "luogo di rilascio del documento", devi inserire la nazione, non il comune o la provincia. Maggiori dettagli sono disponibili nel manuale online.

Devo stampare e conservare le ricevute di invio?

Non è necessario stampare le ricevute. Puoi conservarle digitalmente sul tuo PC o su un supporto esterno, e devono essere tenute per 5 anni.

Chi posso contattare per problemi tecnici?

Per assistenza tecnica, consulta il manuale nel portale Alloggiati Web. Se il problema persiste, invia una richiesta alla PEC alloggiatiweb.rm@pecps.poliziadistato.it.

Devo usare il sistema Alloggiati Web anche per brevi locazioni turistiche?

Sì, anche i locatori privati devono rispettare l'Art. 109 T.U.L.P.S., indipendentemente dal possesso di partita IVA o SCIA.

Posso ancora usare le vecchie schedine cartacee?

No, l'invio delle presenze deve avvenire esclusivamente tramite il sistema Alloggiati Web.

Devo segnalare anche le partenze degli ospiti?

No, è obbligatorio segnalare solo gli arrivi.

Devo chiedere il documento a tutti i membri di un gruppo o famiglia?

Sì, tutti i componenti devono essere identificati, anche se l'inserimento nel sistema può essere semplificato per il capo gruppo.

Devo far firmare al cliente un'informativa sulla privacy per raccogliere i dati?

No, per gli adempimenti di pubblica sicurezza non è necessario far firmare alcun documento.

Se ho più strutture, devo richiedere più autorizzazioni?

Sì, ogni struttura deve avere una propria autorizzazione e delle credenziali specifiche.

Posso usare le credenziali del precedente titolare di una struttura ricettiva?

No, le credenziali sono personali e legate al titolare della struttura al momento dell’autorizzazione. Devi richiederne di nuove a tuo nome.

Ho cessato l’attività, cosa devo fare con le credenziali?

Devi inviare una PEC dichiarando la cessazione dell’attività all’indirizzo della tua Questura di riferimento.
L'elenco è disponibile qui

Se cambia la società che gestisce la struttura, devo richiedere nuove credenziali?

Sì, anche se il rappresentante legale rimane lo stesso, una nuova società richiede nuove credenziali.

L’autorizzazione all’invio telematico va rinnovata annualmente?

No, è permanente, a meno che non cambi il titolare dell’autorizzazione comunale.

Il certificato digitale è permanente?

No, deve essere rinnovato ogni 2 anni.

Come posso rinnovare il certificato digitale?

Puoi rinnovarlo 10 giorni prima della scadenza direttamente dal portale Alloggiati Web, seguendo le istruzioni indicate.

Posso scaricare il certificato digitale su più computer?

Sì, puoi installarlo su più postazioni, ma non devono lavorare contemporaneamente.

Uso un Mac o Linux e il portale non funziona, cosa faccio?

Devi usare Mozilla Firefox su Mac o Linux e installare il certificato digitale.

Non riesco ad aprire le ricevute degli invii, cosa devo fare?

Le ricevute sono in formato compresso. Installa un programma di decompressione come 7-zip e un lettore PDF come Acrobat Reader.

Un cliente straniero ha un documento sconosciuto, come posso verificarlo?

Consulta il PRADO, il registro pubblico europeo dei documenti d’identità e di viaggio, disponibile qui.

Chi è soggetto all’imposta di soggiorno?

Ai sensi del Decreto Legge n.50/2017 convertito in Legge n. 96/2017, sono tenuti al pagamento dell’imposta di soggiorno i soggetti che pernottano in immobili ad uso abitativo con contratto, per periodi inferiori a 30 gg. (cosiddette locazioni brevi)
 

Quando si incassa l’imposta di soggiorno?

In assenza di una norma specifica, il gestore può scegliere la modalità che preferisce (check out o check in).
In caso di caricamento dei dati dalla gestione ospiti, il giorno di riferimento è quello del check out.
 

Come si incassa l’imposta di soggiorno? 

L’importo dell’imposta di soggiorno deve essere incassato direttamente dal gestore della struttura turistica, il quale rilascia un’apposita quietanza.
La quietanza è una semplice ricevuta nominativa intestata al cliente (stampata direttamente dall'applicativo del Comune oppure compilata utilizzando un bollettario e mantenendo la copia come di regola).
Per i documenti commerciali si vedano le norme fiscali vigenti al momento della loro emissione.
 

Cosa bisogna fare entro il 30 giugno di ogni anno, a partire dal 2022?

Trova ogni informazione accedendo alla sua area personale e selezionando la voce "Modello Decreto Rilancio - Agenzia delle Entrate" come da immagine seguente.

Come è possibile cambiare il titolare di una struttura, a seguito di una vendita o di un lutto?

Per effettuare il cambio di titolare è necessario chiudere la struttura attualmente collegata al titolare da dismettere.
È quindi necessario scrivere a questi indirizzi indicando il nome della struttura che desidera cessare, così come presente nel nostro portale, e la data in cui effettuare la cessazione.

• indirizzo del Comune, probabilmente presente alla pagina Informazioni dell'area personale
• infoinfoalberghi@proximasrl.net

Una volta fatto questo passaggio, il nuovo gestore potrà registrarsi ex novo, inserendo poi il dato della struttura.

Come è possibile cessare una struttura, a seguito di una vendita, di un lutto o della semplice decisione di chiudere?

Per chiudere una struttura è necessario scrivere a questi indirizzi indicando il nome della struttura che desidera cessare, così come presente nel nostro portale, e la data in cui effettuare la cessazione.

• indirizzo del Comune, probabilmente presente alla pagina Informazioni dell'area personale
• infoinfoalberghi@proximasrl.net

Perché la mia dichiarazione non è stata ancora verificata?

Se affidato a noi, il controllo delle dichiarazioni viene effettuato sulla base degli elenchi che il Comune ci gira.
In funzione di quelli, noi possiamo verificare se le dichiarazioni sono state effettivamente saldate, dal momento che non abbiamo un accesso diretto ai conti dell'Ente, nemmeno in sola visione.
Se desideri velocizzare il controllo da parte nostra, puoi inviarci una mail all'indirizzo infoalberghi@proximasrl.net, includendo copia del versamento effettuato: in tal modo potremo procedere d'ufficio al controllo.

Cosa devo consegnare entro il 30 gennaio di ogni anno?

Questo adempimento è venuto meno a seguito dell'ordinanza 1527 del 23 gennaio 2026  della Corte di Cassazione. Non è quindi più necessario consegnare il modello 21.

Le Corti dei Conti regionali richiedono la presentazione del modello 21, riepilogativo delle somme gestite per conto del Comune.
Questo documento è molto importante, perché in sua assenza il conto consuntivo del Comune può non essere approvato.
Per generarlo, e per le indicazioni su come consegnarlo, è sufficiente accedere alla sezione Modello 21 di questo portale

Perché il modello 21 è "brutto"?

Ricordiamo che il modello 21 non deve essere più presentato a seguito dell'ordinanza 1527 del 23 gennaio 2026 della Corte di Cassazione.

Il modello 21 è compilato sulla base del criterio di cassa: questo vuole dire che le colonne che identificano i versamenti sono riempite in corrispondenza delle date di versamento.
Facciamo un esempio: se ho due versamenti, entrambi nel mese di settembre, pur riferiti a mesi diversi (poniamo luglio e agosto), mi troverò con una situazione tale per cui leggerò:

Allo stesso modo, compare una doppia riga relativa a dicembre (a volte la dicitura della seconda può divergere, ma il senso è lo stesso): la prima riga riguarda gli effettivi versamenti di dicembre; la seconda riguarda i versamenti successivi a dicembre (che siano stati effettuati il 1° gennaio successivo o dopo 10 anni, poco importa).
In sintesi quindi, il modello 21 potrebbe sembrare "brutto": tuttavia quel che conta è che la colonna del dichiarato e del versato coincidano.

Dove trovo le modalità di versamento previste?

Può prendere visione delle modalità di versamento stabilite dal Comune accedendo alla pagina "Gestione dichiarazioni".
Creando una nuova dichiarazione, potrà visualizzare un menù a discesa che contiene le possibilità scelte dall'Amministrazione.

Come posso inserire una delega per il mio account?

Prima di tutto è necessario che tu sia iscritto: non è possibile avere un delegato se non esiste un delegante.
Una volta effettuata l'iscrizione e la registrazione dell'identità del gestore, potrai procedere in autonomia ad indicare un delegato inserendo il suo codice fiscale.
Per farlo accedi alla voce "Dati del titolare" ed utilizza il tasto "Cambio delegato", come evidenziato di seguito.

Perché la mia registrazione non è confermata?

Appena registrati, i tuoi dati personali oppure quelli della tua struttura compaiono ancora come "in attesa di verifica".
Questo significa che periodicamente una persona farà un controllo e ti abiliterà se tutto sarà stato caricato a dovere.
In attesa di questo intervento, non temere: la tua operatività non è limitata in nessun modo.

Posso registrarmi due volte con la stessa mail?

No, non è possibile, perché la mail costituisce il nome utente, cioè quello che il software usa per identificare l'accesso.
Amazon - per citare un grosso nome - opera allo stesso modo.

Quante strutture può contenere il mio account?

Non c'è limite al numero di strutture che possono essere collegate ad un account; queste potranno prendere diversi stati (attive, cessate, in attesa di conferma, sospese)

È possibile sospendere un'attività?

Sì. Può capitare che un'attività cessi temporaneamente di lavorare a causa di lavori di ammodernamento, o per scelta del gestore.
In tal caso è sufficiente notificarlo a Proxima ed al Comune tramite mail, indicando il periodo in cui l'attività ricettiva rimarrà chiusa

Come posso cambiare la mia password?

È possibile procedere in due modi:

• utilizzando il tasto rosso "Password dimenticata", presente in fase di accesso al portale (attenzione a controllare nello spam: verrà inviato all'indirizzo dell'utente un codice per resettare la password)
• tramite la voce raggiungibile dalla pagina "Dati del titolare", come mostrato nell'immagine che segue

Come posso versare l'imposta di soggiorno?

La modalità di versamento verrà visualizzata in fase di dichiarazione: alcuni Comuni permettono di sceglierla, altri invece ne impongono una soltanto.

Per questo motivo, è necessario prima presentare la dichiarazione: dichiarazione e versamento sono due attività collegate ma distinte.
L'ordine corretto delle operazioni da svolgere è:

1. inserire la dichiarazione per calcolare il corretto importo (indicando anche tutti gli eventuali esenti!)
2. effettuare il versamento in accordo con quanto calcolato, comprese eventuali more
3. aggiornare la dichiarazione indicando gli estremi del versamento nella sezione azzurra della dichiarazione

Posso cambiare la mail che ho utilizzato finora?

Sì, è possibile.
È importante però capire che la mail costituisce il nome utente del gestore, e quindi costituisce "un'ancora" della sua identità.
Per cambiarla, è sufficiente scriverci indicando la vecchia mail e la nuova, che si desidera inserire.

Attenzione: la password collegata rimarrà la stessa, a meno di esplicite richieste in tal senso

Come posso richiedere il CIN (codice identificativo nazionale)?

Trovi delle informazioni specifiche accedendo alla sezione Aggiornamenti di questo portale

Cosa sono le quietanze?

Si tratta di documenti che contengono la "prova" della ricevuta di somme dai turisti.
Nei Comuni in cui è attiva la Carta del Turista, questi documenti producono anche il QR code necessario alle verifiche per l'accesso alle agevolazioni.

La menzione di tali documenti era richiesta dalla Corte dei Conti prima che la Corte di Cassazione, con ordinanza 1527 del 23 gennaio 2026, rendesse superflua la redazione del modello 21: infatti nel campo della dichiarazione chiamato "Estremi ricevute/bollettario per modello 21" venivano indicati i numeri e l'anno di questi documenti.

Fatto salve eventuali specificità del Regolamento comunale, che possono comunque imporle, le quietanze possono essere sostituite da altri documenti già emessi dal gestore, come ricevute, fatture o scontrini.
È necessario che in questi documenti sia sempre indicato il periodo di soggiorno, il numero dei pernottamenti e l'importo prelevato per ogni viaggiatore o gruppo di viaggiatori.

Attenzione: in caso di controllo questi documenti possono essere richiesti dall'Amministrazione e dalla Guardia di Finanzia.

Per un approfondimento, è possibile consultare questo video.